Regulamentul Privind Protecția Datelor cu Caracter Personal al Centrum Patachich

Capitolul I: DISPOZIȚII GENERALE

Articolul 1 – Scop și aplicabilitate

(1) Scopul prezentului regulament este protejarea drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanelor, în special în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal, prin stabilirea unor reguli privind prelucrarea și libera circulație a acestor date.

(2) Prezentul regulament a fost elaborat în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului („Regulamentul general privind protecția datelor” – GDPR), ținând cont de principiile generale aplicabile organizațiilor societății civile, precum și de normele intrate în vigoare la 25 mai 2018.

(3) Regulamentul se aplică tuturor unităților organizatorice care funcționează în cadrul Centrum Patachich și are drept scop asigurarea respectării drepturilor legate de datele cu caracter personal în cursul prelucrării automate sau neautomate a acestora, în măsura în care acestea fac parte dintr-un sistem de evidență sau se intenționează integrarea lor într-un astfel de sistem.

Articolul 2 – Definiții legale

În sensul prezentului regulament, se utilizează următoarele definiții:

„Date cu caracter personal”: orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”). O persoană fizică identificabilă este acea persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online sau la unul ori mai mulți factori specifici identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

„Operator”: unitatea organizatorică din cadrul Centrum Patachich care, singură sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal.

„Persoană împuternicită de operator”: persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului.

„Prelucrare”: orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.

„Autoritate de supraveghere”: în România, Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), autoritate independentă funcționând în baza articolului 51 din GDPR.

„Restricționarea prelucrării”: marcarea datelor cu caracter personal stocate pentru a limita prelucrarea viitoare a acestora.

„Sistem de evidență”: un ansamblu structurat de date cu caracter personal accesibile conform unor criterii specifice.

„Tert”: persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism, altul decât persoana vizată, operatorul, persoana împuternicită de operator și persoanele care, sub autoritatea directă a operatorului sau a persoanei împuternicite, sunt autorizate să prelucreze date cu caracter personal.

„Consimțământul persoanei vizate”: orice manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a persoanei vizate, prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune fără echivoc, ca datele sale cu caracter personal să fie prelucrate.

Articolul 3 – Principii

În cursul prelucrării datelor cu caracter personal, urmăm următoarele principii:

Legalitate, echitate și transparență: orice prelucrare trebuie să fie legală, echitabilă și transparentă față de persoana vizată.

Limitarea scopului: datele cu caracter personal trebuie colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu trebuie prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri.

Minimizarea datelor: prelucrarea trebuie să fie adecvată, relevantă și limitată la ceea ce este necesar în raport cu scopurile pentru care sunt prelucrate datele.

Acuratețe: se vor lua măsuri rezonabile pentru ca datele cu caracter personal să fie exacte și, dacă este necesar, actualizate.

Limitarea stocării: datele vor fi păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate doar pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care sunt prelucrate.

Integritate și confidențialitate: se vor aplica măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura securitatea datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, distrugerii sau deteriorării accidentale.

Responsabilitate: Centrum Patachich este responsabil pentru respectarea principiilor de protecție a datelor și trebuie să poată demonstra această respectare.

Capitolul II: DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE

Articolul 4 – Dreptul la informare

(1) Atunci când Centrum Patachich colectează date de la persoana vizată, are obligația de a furniza informații clare și transparente cu privire la următoarele aspecte:

identitatea și datele de contact ale operatorului de date,

scopul colectării datelor,

utilizarea intenționată a datelor cu caracter personal,

destinatarii datelor, dacă există,

perioada de stocare a datelor,

drepturile persoanelor vizate, inclusiv dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare a prelucrării, opoziție, precum și dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere.

(2) Informațiile trebuie redactate într-un limbaj clar și accesibil, ținând cont de eventualele nevoi speciale ale persoanelor vizate.

(3) Dacă datele cu caracter personal nu sunt colectate direct de la persoana vizată, trebuie furnizate informații și despre sursa și circumstanțele colectării datelor.

Articolul 5 – Dreptul de acces la datele cu caracter personal

(1) Persoana vizată are dreptul de a obține o confirmare privind existența unei prelucrări a datelor sale cu caracter personal și, în caz afirmativ, de a obține acces la aceste date și la detalii privind prelucrarea.

(2) Operatorul este obligat, la cererea persoanei vizate:

să furnizeze o copie a datelor cu caracter personal prelucrate,

să indice scopul prelucrării,

să comunice drepturile persoanei vizate în legătură cu prelucrarea datelor.

Articolul 6 – Dreptul la rectificarea datelor

Persoana vizată poate solicita Centrum Patachich rectificarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete referitoare la aceasta.

Articolul 7 – Dreptul la restricționarea prelucrării

(1) Persoana vizată poate solicita restricționarea prelucrării datelor sale cu caracter personal în următoarele cazuri:

contestă exactitatea datelor,

prelucrarea este ilegală, dar se opune ștergerii datelor,

operatorul nu mai are nevoie de date, dar acestea sunt solicitate de persoana vizată pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță,

persoana vizată s-a opus prelucrării, iar verificarea prevalenței intereselor este în curs.

(2) Pe durata restricționării, datele cu caracter personal pot fi doar stocate și nu pot fi prelucrate în alt mod fără consimțământul persoanei vizate.

Articolul 8 – Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”)

(1) Persoana vizată are dreptul de a solicita Centrum Patachich ștergerea fără întârziere nejustificată a datelor cu caracter personal care o privesc, în următoarele cazuri:

datele nu mai sunt necesare pentru scopul în care au fost colectate,

persoana vizată și-a retras consimțământul, iar prelucrarea nu are un alt temei legal,

datele au fost prelucrate ilegal,

ștergerea este impusă de o obligație legală.

(2) În cazul prelucrării în scopuri științifice, istorice sau statistice, dreptul la ștergere poate fi limitat.

Articolul 9 – Dreptul la portabilitatea datelor

Persoana vizată are dreptul de a primi datele sale cu caracter personal într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, precum și de a solicita transferul acestora către un alt operator.

Articolul 10 – Dreptul la opoziție

Persoana vizată are dreptul de a se opune prelucrării datelor sale cu caracter personal dacă temeiul juridic al prelucrării îl reprezintă interesul legitim al operatorului sau al unui terț.

Articolul 11 – Consimțământul și retragerea acestuia

(1) Prelucrarea datelor cu caracter personal se bazează, în principiu, pe consimțământul liber exprimat și neechivoc al persoanei vizate.

(2) Persoana vizată are dreptul de a-și retrage consimțământul în orice moment, fără ca această retragere să afecteze legalitatea prelucrării efectuate anterior.

Capitolul III: STRUCTURI INTERNE PENTRU PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Articolul 12 – Comisia de coordonare pentru protecția datelor cu caracter personal

(1) În cadrul Centrum Patachich se înființează o comisie responsabilă cu coordonarea activităților legate de protecția datelor cu caracter personal (denumită în continuare: „Comisia”).

(2) Comisia acționează în numele Centrum Patachich în domeniul protecției datelor, în conformitate cu propriul regulament intern.

(3) Pentru desfășurarea adecvată a activității sale, Comisia poate înființa, dacă este necesar, o structură operativă.

(4) Comisia este formată din trei membri, desemnați și numiți de către conducerea sau membrii Centrum Patachich.

(5) Comisia este condusă de un președinte, care o reprezintă în relațiile cu autoritățile, organizațiile, terții și orice altă persoană fizică sau juridică.

(6) În cazul vacantării unui loc în cadrul Comisiei, un nou membru trebuie desemnat în termen de cel mult 6 luni de la data vacantării.

(7) Transmiterea datelor cu caracter personal către terți se poate realiza numai după verificarea respectării condițiilor prevăzute de lege.

Articolul 13 – Responsabilul cu protecția datelor

(1) Centrum Patachich desemnează un responsabil cu protecția datelor (Data Protection Officer – DPO), care are rolul de a supraveghea prelucrarea datelor cu caracter personal și respectarea regulilor aplicabile.

(2) Persoana desemnată trebuie să dețină cunoștințe adecvate în domeniul protecției datelor, precum și să cunoască specificul organizațiilor societății civile.

(3) Responsabilul acționează în numele Centrum Patachich, menține relația cu autoritatea națională de supraveghere și îndeplinește atribuțiile de consiliere internă în domeniul protecției datelor.

(4) În exercitarea funcției sale, responsabilul este obligat să păstreze confidențialitatea, să-și mențină independența și să evite orice conflict de interese.

(5) Atribuțiile responsabilului includ, în special:

– supravegherea și controlul activităților de prelucrare a datelor,

– promovarea respectării regulilor privind protecția datelor,

– evaluarea și gestionarea riscurilor de protecție a datelor,

– garantarea drepturilor persoanelor vizate,

– menținerea legăturii cu autoritatea de supraveghere,

– formarea angajaților în domeniul protecției datelor.

(6) Responsabilul raportează direct către conducerea Centrum Patachich.

(7) Responsabilul are dreptul de a delega anumite atribuții către referenți desemnați în cadrul diferitelor unități organizatorice, cu respectarea principiilor stabilite.

Articolul 14 – Operatorii și persoanele împuternicite

(1) Fiecare unitate organizatorică din cadrul Centrum Patachich care prelucrează date cu caracter personal acționează în calitate de operator sau persoană împuternicită, în conformitate cu legislația aplicabilă și cu dispozițiile prezentului regulament.

(2) Operatorii au obligația de a ține o evidență a operațiunilor de prelucrare efectuate.

(3) Prelucrarea de către persoane împuternicite se bazează pe un contract scris care include toate elementele obligatorii prevăzute de GDPR.

(4) Responsabilitatea privind prelucrarea datelor este clar stabilită între operator și persoana împuternicită.

Articolul 15 – Transmiterea datelor cu caracter personal către terți

1) Transmiterea datelor cu caracter personal către terți se face exclusiv în mod legal, cu informarea corespunzătoare a persoanei vizate și cu respectarea strictă a cerințelor privind protecția datelor.

(2) Comisia este responsabilă pentru aprobarea cererilor de transmitere a datelor, în conformitate cu regulamentul intern și cu legislația în vigoare.

Capitolul IV: DISPOZIȚII FINALE

Articolul 16 – Metodologia de aplicare a regulamentului și a legislației naționale și/sau europene

(1) Centrum Patachich ia toate măsurile organizatorice, tehnice și administrative necesare pentru respectarea prezentului regulament, precum și a legislației naționale și europene aplicabile în domeniul protecției datelor, acordând o atenție deosebită:

elaborării și aplicării regulamentelor interne,

instruirii operatorilor și a persoanelor împuternicite,

respectării drepturilor persoanelor vizate,

îndeplinirii obligațiilor privind protecția datelor cu caracter personal.

(2) Dispozițiile metodologice, regulamentele și procedurile interne sunt obligatorii pentru toate unitățile organizatorice și angajații Centrum Patachich și sunt actualizate permanent în funcție de modificările legislative.

Articolul 17 – Intrarea în vigoare a regulamentului

Prezentul regulament intră în vigoare la data publicării pe site-ul oficial al Centrum Patachich și, de la acel moment, este obligatoriu pentru toate unitățile organizatorice, membrii și angajații organizației.

Semnătură

Întocmit la:

Böcskei László
președintele Asociației Patachich